Deine professionelle Business-E-Mail-Adresse – warum du eine benötigst und wie du sie bei All-Inkl.com einrichtest

Du hast eine eigene Website - verschickst E-Mails aber noch immer über dein Gmail oder Hotmail-Konto? Das sieht nicht nur unprofessionell aus, sondern ist auch nicht DSGVO-konform.

Für einen professionellen Außenauftritt benötigst du unbedingt eine E-Mail-Adresse, die über deine Domain läuft

Doch wie richtest du diese E-Mail-Adresse korrekt ein und was solltest du dabei beachten?
Deine professionelle Business-E-Mail-Adresse – warum du eine benötigst und wie du sie bei All-Inkl.com einrichtest

Warum du eine professionelle Business-E-Mail-Adresse benötigst

Kennst du auch die Handwerker, die auf ihrem Lieferwagen eine AON-E-Mail-Adresse abgedruckt haben? Oder Dienstleister, die dich von einer Gmail-Adresse aus kontaktieren?

Wie wirkt das auf dich? Nicht sehr professionell, oder? 

Gerade die Gmail (oder noch schlimmer: Hotmail!) Adressen sehen sehr unseriös aus und sind von Phishing-Kampagnen nicht zu unterscheiden. Du weißt nicht, ob du wirklich mit dem Business-Owner, oder jemand anderem zu tun hast.

Eine eigene E-Mail-Adresse, die auf deiner Domain läuft, ist daher Pflicht.

Zum Beispiel dein-vorname@deine-domain.com. Das sieht viel professioneller aus, als deine.domain23@gmail.com

Abgesehen von mehr Professionalität ist eine E-Mail-Adresse bei einem Freemail-Anbieter wie GMX und Co. nicht datenschutzkonform. Denn du hast keinen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit diesem Anbieter geschlossen und weißt nicht, wer Zugriff auf deine E-Mails hat. Ich kenne Agenturen, die lehnen die Zusammenarbeit mit Freelancern aus diesem Grund ab. 

Legst du dir stattdessen eine eigene E-Mail-Adresse bei deinem Hoster an, hast du mit diesem schon einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen und die E-Mails gelangen nicht auf fremde Server. Du bist damit, in diesem Punkt, DSGVO-konform unterwegs.

Was kostet deine eigene Business-E-Mail-Adresse?

Idealerweise kostet dich deine eigene E-Mail-Adresse nichts. Weil bei professionellen Hostern* mindestens ein E-Mail-Account im Paket enthalten ist.

Einige spezialisierte Hoster bieten aber nur Hosting an. Diese haben meist eine Partnerschaft mit einem Anbieter für E-Mails. Erkundige dich in diesem Fall bei deinem Hosting-Anbieter. 

Alternativ kannst du auch bei den meisten Hostern ein reines Mail-Paket abschließen. Du musst dein E-Mail-Postfach nicht beim selben Anbieter haben wie deine Website. Wenn es keine guten Gründe gibt, würde ich aber beides beim selben Anbieter betreiben. Ein anderes Setup ist komplexer und fehleranfälliger. 

Die Kosten für eine E-Mail-Adresse sollten maximal EUR 5,-/Monat betragen. Alles darüber ist zu teuer und du kannst gleich bei einem guten Hoster ein Komplettpaket buchen*.

Wie findest du eine “gute” Business-E-Mail-Adresse?

Wie auch bei der Auswahl der Domain ist die Auswahl der richtigen E-Mail-Adresse nicht ganz einfach.

Gerade wenn deine Website-Domain aus deinem Namen besteht, ist es oft schwierig, denn vorname.nachname@vorname-nachname.com sieht nicht unbedingt berauschend aus.

In diesem Fall wähle z.B. hi@, mail@, oder auch dein Produkt als Mailbox, z.B. coaching@vorname-nachname.com 

Besteht deine Website-Domain aus einem Produkt- oder Künstlernamen, dann bietet sich dein Name an, z.B. vorname@deine-domain.com.

Es gibt hier kein Richtung und kein Falsch

Schreib potentielle E-Mail-Adressen auf einen Zettel und lasse sie auf dich wirken:

  • sieht die Adresse optisch gut aus?
  • ist die Adresse möglichst kurz?
  • würdest du die Mail-Adresse auf deine Visitenkarten drucken? 
  • lässt sich die Adresse leicht buchstabieren, falls du sie am Telefon durchgeben musst? (Hinweis: Punkte und Bindestriche sind oft Fallstricke, im Zweifel also ohne!)
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Deine E-Mail-Adresse bei All-Inkl.com anlegen

Hast du dich für deine E-Mail-Adresse entschieden, geht das Anlegen bei All-Inkl.com* ganz einfach. 

Logge dich in das Kundenadministrations-System (KAS) ein.

Business-E-Mail-Adresse anlegen: bei All-Inkl.com in der technischen Verwaltung anmelden

Wähle links im Menü “E-Mail” und dann “E-Mail-Postfach” aus.

Business-E-Mail-Adresse anlegen: E-Mail Postfächer Übersicht

Das System weist dich hier schon auf deinen Postein- und Postausgangsserver hin. Merke dir diese Domain im Format wXXXXXX.kasserver.com.

Wähle “Neues Postfach anlegen”.

Business-E-Mail-Adresse anlegen: Neues E-Mail-Postfach anlegen

Gib deine vorher gewählte E-Mail-Adresse ein und vergib ein sicheres Kennwort. Idealerweise indem du auf den “automatisch generieren”-Button drückst und das Kennwort in deinem Passwort-Safe abspeicherst. 

Alle anderen Einstellungen kannst du so lassen, wie sie sind.

Wähle “speichern” und dein E-Mail-Account wird angelegt.

Du siehst kurz darauf eine Bestätigung. Hier wird dein Nutzername im Format mXXXXX angezeigt. Auch diesen merke dir.

Business-E-Mail-Adresse anlegen: E-Mail-Adresse angelegt bei All-Inkl.com

Gratulation, du hast somit deinen Business-E-Mail-Account angelegt und kannst ab sofort diese E-Mail-Adresse für deine Kommunikation nutzen.

Die folgenden Daten solltest du dir an einem sicheren Ort (am besten in deinem Kennwort-Safe*) aufheben:

  • deinen Posteingangs- und Postausgangsserver (wXXXXX.kasserver.com)
  • deinen Benutzernamen (mXXXXXX)
  • deine E-Mail-Adresse 
  • dein sicheres Kennwort

Webmail-Zugriff auf deine E-Mail-Adresse

Selbstverständlich kannst du von jedem Browser der Welt auf dein E-Mail-Konto zugreifen. Also genau so wie bei Gmail und Co.

Die Adresse für das moderne und schnelle Webmail-Interface lautet 
https://webmail.all-inkl.com/

Logge dich hier mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Kennwort ein.

Business-E-Mail-Adresse anlegen: Beim Webmail einloggen

Zugriff mit Outlook, Thunderbird, Windows Mail, OSX Mail und dem Mobiltelefon

Das Webmail-System funktioniert sehr gut und ist auch praktisch, aber am Mobiltelefon oder Computer ist ein ausgewachsener Mail-Client sinnvoller.

Du kannst deinen E-Mail-Account von All-Inkl selbstverständlich auch mit allen gängigen Systemen verwenden:

  • Outlook in allen aktuellen Versionen
  • Mozilla Thunderbird
  • Mail am Mac
  • iPhone und iPad
  • Android Phones aller Hersteller

Die Anleitungen zu den einzelnen Programmen findest du auf der Website von All-Inkl: https://all-inkl.com/wichtig/anleitungen/

Wichtig: verwende unbedingt den von All-Inkl.com vorgegebenen Posteingangs- und Postausgangs-Server (wXXXXX.kasserver.com) und aktiviere die Verschlüsselung. Ansonsten erhältst du Zertifikats-Fehler oder deine E-Mails werden nicht korrekt verschlüsselt, wenn du sie vom Server abrufst oder verschickst.

Wie deine Business-E-Mails noch professioneller wirken

Du hast deinen Business-E-Mail-Account auf all deinen Geräten eingerichtet? Was dann noch fehlt ist eine entsprechende Signatur. Diese lässt sich in den Optionen deines E-Mail-Programms einstellen und weist Geschäftspartner und Kunden auf deine Website und E-Mail-Adresse hin.

Ab jetzt – verwende nur mehr die neue E-Mail-Adresse, drucke sie auf Visitenkarten und, falls du ein Handwerker bist, auch auf deinen Lieferwagen ;-)

Benötigst du Hilfe bei der Einrichtung deine Business-E-Mail-Adresse? Schreib mir gerne einen Kommentar.

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